EDI - Faturação Eletrónica

Fatura eletrónica versus PDF assinado digitalmente

Fatura eletrónica
Se emite documentos para entidades públicas ou outras entidades aderentes a um sistema EDI (Electronic Data Interchange), deverá enviar os documentos num formato XML especial (segundo as normas CIUS-PT).

PDF assinado digitalmente
Se emite documentos originais em formato PDF para enviar aos seus clientes por email, deverá assinar digitalmente esses ficheiros PDF antes de os enviar.

Entidades autorizadas a assinar
Em ambos os casos os documentos devem ser assinados digitalmente por uma entidade autorizada legalmente para esse fim.

Saphety Invoice Network
Os nossos programas estão preparados para usar automaticamente a plataforma da firma Saphety para o envio de documentos EDI e para a assinatura digital de documentos PDF.

Pode usar outra plataforma (broker) e, ainda assim, enviar manualmente os documentos criados no programa. Para usar o envio automatizado deverá usar a Saphety.

Instruções

1º Passo

Saphety Invoice Network

Deverá começar por assinar um serviço com a Saphety. Pode escolher o serviço de Fatura Eletrónica ou o serviço de Fatura em PDF (ou ambos).

Consulte as perguntas frequentes e videos de exemplo da Saphety.

2º Passo

Ativar a função pretendida

Deve ativar e configurar as funções pretendidas em Utilidades > Configurar programa > EDI - Faturação eletrónica.

Se não preencher o Utilizador e a Password o programa não faz o envio automático, no entanto, os ficheiros XML ou PDF são criados e podem ser enviados manualmente pela plataforma da Saphety ou por outra plataforma equivalente.

Ativar ... - Ative apenas a função que vai usar (ambas, se usar as duas).

Abrir a pasta dos ficheiros após exportar - Deve ativar se for assinar ou enviar os documentos manualmente pela plataforma da Saphety ou por outra plataforma. Ative também se deseja anexar o ficheiro criado num email enviado pelo próprio utilizador.

Abrir a pasta da Saphety após exportar - Deve ativar se for assinar ou enviar os documentos manualmente pela plataforma da Saphety.

Exportar sempre todos os clientes para PDF -Faz a exportação e assinatura PDF para todos os clientes independentemente de estarem ou não assinalados no ficheiro de clientes.

Usar a plataforma Saphety para enviar por mail - Se estiver marcado, os ficheiros PDF assinados são enviados automaticamente para o cliente pela Saphety assim que são assinados. Caso contrário, o PDF assinado é gravado no próprio computador e deve ser enviado pelo utilizador.

Utilizador e Password - Dados de registo na Saphety. O processo só é automático se estes dados estiverem preenchidos. Preencha com o cuidado de não se enganar.

3º Passo

Dados da firma

O Email oficial da firma e o formato do Código Postal / Localidade têm de estar corretamente preenchidos em Utilidades > Configurar programa > Dados da firma.

4º Passo

Ficheiro de clientes

Na ficha do cliente preencha o email principal e selecione a opção pretendida de envio ou assinatura:

Fatura eletrónica EDI - Quando terminar um documento é criado automaticamente o ficheiro XML com as normas CIUS-PT e enviado ao cliente pela plataforma Saphety.

Fatura PDF assinada - Quando terminar um documento é criado automaticamente o ficheiro PDF e assinado digitalmente pela plataforma Saphety. Se marcar a caixa Usar mail da Saphety o ficheiro assinado é enviado por mail pela plataforma, caso contrário, o ficheiro assinado é guardado no próprio computador para poder ser enviado pelo próprio cliente.

5º Passo

Envio eletrónico do documento

Envio do documento. Os dados mostrados aqui são apenas informativos. Nesta fase inicial estes dados destinam-se a identificar todos os passos do processo.