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Ficheiro de fornecedores |
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Nas Compras a inclusão do número de fornecedor permite a emissão de documentos destinados a esse fornecedor, com a inserção automática desse documento na conta corrente do fornecedor.
Este grupo de rotinas controla todo o manuseamento do ficheiro de fornecedores.
Inclui a possibilidade de recepcionar, pagar e visualizar documentos. Pode ainda consultar a conta corrente do fornecedor e filtrar ou localizar fornecedores com determinado critério.
Associado ao ficheiro de fornecedores está a tabela de zonas. Esta tabela encontra-se na opção própria para gestão de tabelas.
Fornecedores e Compras :: Lista
Este é o ponto principal de acesso ao manuseamento de fornecedores e Compras.
Neste ponto tem acesso directo às seguintes opções:
| ▪ | Ordenar a lista de fornecedores por número ou nome. |
| ▪ | Procurar fornecedores por número ou nome. |
| ▪ | Localizar fornecedores por nome, morada ou número de contribuinte. |
| ▪ | Filtrar fornecedores para só ver os fornecedores com uma determinada condição. |
| ▪ | Imprimir a lista de fornecedores filtrados. |
Pode ainda:
| ▪ | Aceder à Ficha do fornecedor (dados principais). |
| ▪ | Aceder às Observações do fornecedor (comentários). |
| ▪ | Aceder à Conta corrente do fornecedor e opcionalmente visualizar ou imprimir uma cópia dos documentos da conta corrente. |
| ▪ | Aceder aos Pagamentos para efectuar a pagamentos a fornecedores. |
Pode aceder à recepção de documentos (Compras) das seguintes formas:
| ▪ | Fazer duplo clique no fornecedor e escolher o documento a recepcionar. |
| ▪ | Fazer clique direito no fornecedor, escolher Recepcionar documento e escolher o documento a recepcionar. |
Pode recepcionar os seguintes documentos:
| ▪ | Facturas. |
| ▪ | Compras a dinheiro. |
| ▪ | Guias de remessa. |
| ▪ | Notas de devolução. |
| ▪ | Notas de crédito. |
| ▪ | Notas de débito. |
| ▪ | Avisos de lançamento devedores ou credores. |
Para mais detalhes sobre os documentos de compras consulte Receber documentos no Menu Compras.
Ordenar a lista de fornecedores
Pode ordenar os fornecedores por número ou por nome.
Pode ordenar os fornecedores das seguintes formas:
| ▪ | Escolher Ordem para alternar a ordem por nome ou número. |
| ▪ | Fazendo clique no cabeçalho da coluna em que quer a ordenação. O titulo da coluna em que a lista está ordenada fica em vermelho. |
| ▪ | Fazendo clique direito na lista de fornecedores e escolher a ordenação que deseja. |
A procura de fornecedores é efectuada automaticamente pelo campo em que estiver ordenada a lista.
Procura normal:
| 1. | Seleccione a ordem que pretende (ver ponto anterior). |
| 2. | Escreva o nome ou número a procurar no campo Nome ou número a procurar. |
Procura sequencial avançada:
| 1. | Seleccione a ordem por nome. |
| 2. | Com a lista de fornecedores seleccionada (basta um clique num fornecedor) comece a escrever o nome que deseja procurar. A lista irá automaticamente seleccionando o fornecedor mais próximo daquele que está a escrever. Quando chegar ao fornecedor pretendido não necessita de escrever o resto do nome. |
A localização de fornecedores é uma variante avançada de procurar fornecedores.
A localização de fornecedores permite encontrar todos os fornecedores que tenham uma determinada palavra ou número no campo seleccionado.
Por exemplo, se seleccionar a localização de fornecedores por nome e escrever "Silva", são mostrados todos os fornecedores que tenham "Silva" em qualquer parte da primeira ou da segunda linha do nome. Pode opcionalmente imprimir essa lista de fornecedores.
Pode localizar fornecedores pelo nome, morada ou número de contribuinte.
Para aceder à localização de fornecedores faça um clique direito na lista de fornecedores e escolha Localizar fornecedores.
Note que quando a lista de fornecedores tem um filtro activo, o fundo do titulo da coluna muda para uma cor diferente para chamar a atenção.
Para limpar o filtro e ver novamente todos os fornecedores faça um clique direito na lista de fornecedores e escolha Limpar filtro.
Pode ainda pedir para Inverter o filtro. Neste caso todos os fornecedores que estão a ser mostrados são escondidos e todos os escondidos são mostrados.
Se fizer um clique direito na lista de fornecedores tem também acesso à filtragem de fornecedores.
A filtragem de fornecedores permite-lhe que só sejam mostrados os fornecedores que correspondem à condição escolhida.
Note que quando a lista de fornecedores tem um filtro activo, o fundo do titulo da coluna muda para uma cor diferente para chamar a atenção.
Para limpar o filtro e ver novamente todos os fornecedores faça um clique direito na lista de fornecedores e escolha Limpar filtro.
Pode ainda pedir para Inverter o filtro. Neste caso todos os fornecedores que estão a ser mostrados são escondidos e todos os escondidos são mostrados.
Pode opcionalmente imprimir a lista de fornecedores filtrados.
Activar ou desactivar fornecedores
Se fizer um clique direito na lista de fornecedores tem também acesso a activar ou desactivar fornecedores.
Esta opção permite desactivar (ou voltar a activar) fornecedores.
Alguns mapas do programa permitem excluir os fornecedores desactivados, facilitando assim a consulta de informação quando existem fornecedores que não interessa que apareçam nesses mapas.
Fornecedores e Compras :: Ficha
Esta é a ficha principal do fornecedor e é neste ponto que se escolhe a criação de novos fornecedores.
Pode Inserir, Emendar ou Anular fichas de fornecedores.
Note que não pode apagar fornecedores que tenham movimentos.
Campos especiais na Ficha de fornecedores
| ▪ | Zona - Zona geográfica do fornecedor para separar os fornecedores por zonas (tabela de zonas). |
| ▪ | Moeda - Indica o código da moeda usada para os movimentos a este fornecedor. Se não for preenchido é assumido o equivalente a 1 -> Euros (tabela de câmbios). |
Fornecedores e Compras :: Observações
Esta é a ficha secundária do fornecedor.
Campos nas Observações de fornecedores
| ▪ | Fornecedor - Nome do fornecedor. |
| ▪ | Número - Número do fornecedor. |
| ▪ | Observações - Tem três linhas para observações várias. |
| ▪ | Notas - Para cada fornecedor pode criar uma "folha" de observações com qualquer informação que julgue importante ou útil. Para alterar ou visualizar as observações clique no botão Ver notas. |
| ▪ | Última compra - Este campo é preenchido automaticamente com a data da última compra que foi feita ao fornecedor. |
| ▪ | Total de compras - Este campo é preenchido automaticamente com o valor acumulado de compras ao fornecedor. |
| ▪ | Fornecedor desactivado - Indica se o fornecedor está activo ou não. Este campo é só indicativo. Para activar ou desactivar o fornecedor veja o ponto anterior: Ficheiro de fornecedores - Lista. |
Fornecedores e Compras :: Conta corrente
Nesta opção tem acesso directo à conta corrente do fornecedor com uma série de informação complementar: Total de débitos e créditos do fornecedor, total de valores vencidos e saldo actual.
Se fizer um clique direito na lista tem acesso a filtrar o tipo de documentos que pretende ver: Todos os documentos, só documentos vencidos, só facturas, só débitos, só créditos ou ocultar da lista as compras a dinheiro. Note que quando a conta corrente tem um filtro activo, o fundo do titulo da coluna muda para uma cor diferente para chamar a atenção.
Tem acesso ainda à visualização imediata dos documentos na lista. Se fizer um duplo clique num documento (ou clique direito e escolher visualizar), esse documento é imediatamente mostrado com a hipótese de imprimir uma cópia.
Os documentos vencidos e não regularizados são mostrados na lista com o "documento" e o "vencimento" a vermelho. Os débitos são mostrados com o "valor" em verde e em negativo. No caso dos saldos negativos, estes são mostrados com o fundo a vermelho.
Fornecedores e Compras :: Pagamentos
Esta opção permite efectuar o pagamento simples ou múltiplo de documentos.
A lista mostra todos os documentos não regularizados, quer estejam vencidos ou não. Os documentos vencidos são mostrados a vermelho.
Só são aceites pagamentos cujo valor seja positivo. Não pode, por exemplo, pagar uma nota de crédito isolada, ou abater numa factura uma nota de crédito de valor superior.
Pagamento simples
Para efectuar o pagamento de um único documento basta dar um duplo clique nesse documento ou em alternativa seleccionar o documento e carregar no botão Confirmar pagamento.
Pagamento múltiplo
Em primeiro lugar seleccione o campo Pagamento múltiplo.
Em seguida dê um duplo clique em todos os documentos que deseja dar pagamento. Cada documento assinalado ficará com um visto no campo "PG". Pode também consultar o total do pagamento no campo "Valor a pagar". Quando tiver todos os documentos seleccionados carregue no botão Confirmar pagamento.
Procurar
Pode usar o botão Procurar para o ajudar a encontrar um documento ou um fornecedor.
