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Ficheiro de clientes |
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Nas Vendas a inclusão do número de cliente permite a emissão de documentos destinados a esse cliente, com a inserção automática desse documento na conta corrente respectiva.
Este grupo de rotinas controla todo o manuseamento do ficheiro de clientes.
Inclui a possibilidade de emitir, pagar e visualizar documentos. Pode ainda consultar a conta corrente do cliente e filtrar ou localizar clientes com determinado critério.
Associado ao ficheiro de clientes estão a tabela de zonas e a tabela de vendedores. Estas tabelas encontram-se na opção própria para gestão de tabelas.
Este é o ponto principal de acesso ao manuseamento de Clientes e Vendas.
Neste ponto tem acesso directo às seguintes opções:
| ▪ | Ordenar a lista de clientes por número ou nome. |
| ▪ | Procurar clientes por número ou nome. |
Pode ainda:
| ▪ | Aceder à Ficha do cliente. |
| ▪ | Aceder à Conta corrente do cliente e opcionalmente visualizar ou imprimir uma 2ª via dos documentos da conta corrente. |
| ▪ | Aceder aos Pagamentos para efectuar a entrada de pagamentos dos clientes. |
Pode aceder à emissão de documentos (vendas) das seguintes formas:
| ▪ | Fazer duplo clique no cliente e escolher o documento a emitir. |
| ▪ | Fazer clique direito no cliente, escolher Emitir documento e escolher o documento a emitir. |
Pode emitir os seguintes documentos:
| ▪ | Facturas com ou sem recibo. |
| ▪ | Vendas a dinheiro. |
| ▪ | Guias de remessa. |
| ▪ | Notas de crédito. |
| ▪ | Notas de débito. |
| ▪ | Guias de transporte. |
Para mais detalhes sobre os documentos de vendas consulte Emitir documentos no Menu Vendas.
Pode ordenar os clientes por número ou por nome.
Pode ordenar os clientes das seguintes formas:
| ▪ | Escolher Ordem para alternar a ordem por nome ou número. |
| ▪ | Fazendo clique no cabeçalho da coluna em que quer a ordenação. O titulo da coluna em que a lista está ordenada fica em vermelho. |
| ▪ | Fazendo clique direito na lista de clientes e escolher a ordenação que deseja. |
A procura de clientes é efectuada automaticamente pelo campo em que estiver ordenada a lista.
Procura normal:
| 1. | Seleccione a ordem que pretende (ver ponto anterior). |
| 2. | Escreva o nome ou número a procurar no campo Nome ou número a procurar. |
Procura sequencial avançada:
| 1. | Seleccione a ordem por nome. |
| 2. | Com a lista de clientes seleccionada (basta um clique num cliente) comece a escrever o nome que deseja procurar. A lista irá automaticamente seleccionando o cliente mais próximo daquele que está a escrever. Quando chegar ao cliente pretendido não necessita de escrever o resto do nome. |
Esta é a ficha principal do cliente e é neste ponto que se escolhe a criação de novos clientes.
Pode Inserir, Emendar ou Anular fichas de clientes.
Note que não pode apagar clientes que tenham movimentos.
Campos especiais na Ficha de clientes
| ▪ | Zona - Zona geográfica do cliente para separar os clientes por zonas (tabela de zonas). |
| ▪ | Tipo de preço - Tipo de preço que por defeito será considerado quando forem efectuadas vendas ao cliente. O tipo de preço pode ser de 1 a 2 sem IVA, ou de 5 a 6 com IVA incluído. |
| ▪ | Condições - Número de dias de crédito que o cliente tem. Se o cliente paga a 30 dias, basta preencher o campo com 30 e nas datas de vencimento será automaticamente somado esse número de dias. Existe neste campo uma excepção: se o número de dias for 1 é considerado que o cliente só funciona a Pronto Pagamento e é recusado o acesso às opções de facturação. |
| ▪ | Descontos - Percentagens de descontos que serão atribuídos automaticamente ao cliente quando lhe forem efectuadas vendas. |
| ▪ | Vendedor - Vendedor habitualmente responsável pelo cliente (tabela de vendedores). |
| ▪ | Limite de crédito - Indica o limite de crédito do cliente. O valor introduzido é considerado na moeda definida para o cliente. |
Clientes e Vendas - Observações
Esta é a ficha secundária do cliente.
Campos nas Observações de clientes
| ▪ | Cliente - Nome do cliente. |
| ▪ | Número - Número do cliente. |
| ▪ | Observações - Tem três linhas para observações várias. |
| ▪ | Última compra - Este campo é preenchido automaticamente com a data da última venda que foi feita ao cliente. |
| ▪ | Total de compras - Este campo é preenchido automaticamente com o valor acumulado de compras do cliente. |
Clientes e Vendas - Conta corrente
Nesta opção tem acesso directo à conta corrente do cliente com uma série de informação complementar: Total de débitos e créditos do cliente, total de valores vencidos e saldo actual, e limite de crédito do cliente.
Se fizer um clique direito na lista tem acesso a filtrar o tipo de documentos que pretende ver: Todos os documentos, só documentos vencidos, só facturas, só débitos, só créditos ou ocultar da lista as Vendas a dinheiro e as Vendas ao balcão. Note que quando a conta corrente tem um filtro activo, o fundo do titulo da coluna muda para uma cor diferente para chamar a atenção.
Tem acesso ainda à visualização imediata dos documentos na lista. Se fizer um duplo clique num documento (ou clique direito e escolher visualizar), esse documento é imediatamente mostrado com a hipótese de imprimir uma segunda via.
Os documentos vencidos e não regularizados são mostrados na lista com o "documento" e o "vencimento" a vermelho. Os créditos são mostrados com o "valor" em verde e em negativo. No caso dos saldos negativos, estes são mostrados com o fundo a vermelho.
Clientes e Vendas - Pagamentos
Esta opção permite efectuar o pagamento simples ou múltiplo de documentos.
A lista mostra todos os documentos não regularizados, quer estejam vencidos ou não. Os documentos vencidos são mostrados a vermelho.
Só são aceites pagamentos cujo valor seja positivo. Não pode, por exemplo, pagar uma nota de crédito isolada, ou abater numa factura uma nota de crédito de valor superior.
Pagamento simples
Para efectuar o pagamento de um único documento basta dar um duplo clique nesse documento ou em alternativa seleccionar o documento e carregar no botão Confirmar pagamento.
Pagamento múltiplo
Em primeiro lugar seleccione o campo Pagamento múltiplo.
Em seguida dê um duplo clique em todos os documentos que deseja dar pagamento. Cada documento assinalado ficará com um visto no campo "PG". Pode também consultar o total do pagamento no campo "Valor a pagar". Quando tiver todos os documentos seleccionados carregue no botão Confirmar pagamento.
Pagamento por conta
Em primeiro lugar seleccione o campo Pagamento múltiplo ou pagamento por conta.
Não marque nenhum documento para pagar. Se o valor a pagar for zero, quando fizer "Confirmar pagamento" entra automaticamente no modo de pagamento por conta e pode introduzir manualmente o valor do recibo.
Note que esta opção mantém a conta corrente correcta mas a lista de documentos a receber deixa de estar actualizada. Para acertar a lista de documentos a receber use a opção de retirar da lista.
Procurar
Pode usar o botão Procurar para o ajudar a encontrar um documento ou um cliente.
