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Módulo de Sincronização |
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O Módulo de Caixa é um opcional do programa e não está incluído na versão normal. A sua utilização requer uma licença adicional.
De uma forma geral o Módulo de Caixa permite sincronizar alguns dados de vendas entre dois ou mais programas de gestão que não se encontrem ligados entre si fisicamente.
Basicamente existirá um posto principal e um ou mais postos remotos.
O posto principal irá ter o registos das vendas não só do próprio posto mas também as vendas efectuadas nos postos remotos. Cada um dos postos remotos irá exportar para o posto principal as vendas que efectuar.
O posto principal é também o responsável pela manutenção do ficheiro de clientes e do ficheiro de produtos e respectivos stocks, tanto do próprio posto como também dos postos remotos.
Instalação e configuração
A instalação dos programas é efectuada da forma normal tanto no computador principal (sede) como nos computadores remotos (lojas).
Configuração
A configuração dos vários parâmetros dos programas é independente mas deve ter em atenção uma particularidade muito importante:
| ▪ | A numeração dos documentos não pode ser igual na sede e nas lojas. Por exemplo, a numeração de documentos da Sede deve começar por 100001, a da Loja A por 200001, a da Loja B por 300001, etc. |
| ▪ | Pode configurar a numeração dos documentos em Utilidades » Configurar programa » Número dos documentos. |
Funcionamento no computador principal
O computador principal (sede) é o centro onde toda a informação é centralizada:
1. |
Todas as operações são possíveis. Normalmente é atribuído o armazém 1 à sede e os armazéns restantes são destinados aos postos remotos (lojas). |
2. |
Todos os movimentos de vendas são efectuados normalmente e devem ser atribuídos ao armazém 1. |
3. |
Os movimentos de compras podem ser atribuídos ao armazém 1 e posteriormente os que pertencerem a um dos postos remotos serem transferidos para o respectivo armazém. Em alternativa, os movimentos de compras podem ser atribuídos directamente ao armazém final a que dizem respeito (sede ou uma das lojas). |
4. |
Todos os movimentos directos de stocks são possíveis e devem ser atribuídos ao armazém respectivo (qualquer armazém das lojas ou o próprio armazém da sede). |
5. |
Todo o controle de compras deverá ser efectuado pela sede. Se movimentar compras nas lojas, estas nunca serão integradas com a sede. |
6. |
Todo o controle de recebimentos de vendas deverá ser efectuado pela sede. Apesar de ser possível controlar os recebimentos nas lojas (recibos) é aconselhável que esta operação seja efectuada na sede. Por exemplo, se um cliente tiver conta corrente em mais que uma loja, é muito mais simples se tiver todas as suas dívidas centralizadas na sede em vez de ter esse controle espalhado pelas lojas. |
Funcionamento no computador remoto
Os computadores remotos (lojas) devem ser usados para a emissão de documentos:
1. |
Todas as operações são possíveis, no entanto, apenas os documentos emitidos da lista abaixo serão exportados para a sede. Normalmente é atribuído um armazém diferente de 1 para cada um dos computadores remotos. É possível exportar os seguintes documentos para a sede:
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2. |
Uma vez que o ficheiro de clientes e o ficheiro de produtos são importados da sede, deve-se evitar a alteração ou criação de registos nestes ficheiros. Se for absolutamente necessário abrir clientes nas lojas, então deve-se ter o cuidado para que a numeração dos clientes abertos na loja nunca entre em conflito com a numeração usada na sede. Por exemplo, se na sede existir o cliente João com o numero 1001 e a loja abrir o cliente Luís com o mesmo numero, quando a informação for importada pela sede a conta corrente do João irá ter os movimentos do Luís. Para evitar este problema pode-se definir que os clientes na Sede começam em 1, na Loja A em 200001, na Loja B em 300001, etc. |
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3. |
Todos os movimentos de compras são usados apenas localmente e nunca serão exportados para a sede. |
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4. |
Todos os movimentos directos de stocks são usados apenas localmente e nunca serão exportados para a sede. |
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5. |
Todo o controle de compras deverá ser efectuado pela sede. Se movimentar compras nas lojas, estas nunca serão integradas com a sede. |
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6. |
Todo o controle de recebimentos de vendas deverá ser efectuado pela sede. Apesar de ser possível controlar os recebimentos nas lojas (recibos) é aconselhável que esta operação seja efectuada na sede. Por exemplo, se um cliente tiver conta corrente em mais que uma loja, é muito mais simples se tiver todas as suas dívidas centralizadas na sede em vez de ter esse controle espalhado pelas lojas. |
Exportação e Importação da dados
Existem dois tipos Exportação e Importação da dados possíveis:
| 1. | A sede exporta o ficheiro de clientes e o ficheiro de produtos com os respectivos stocks para serem usados pelas lojas. |
| 2. | As lojas exportam os movimentos de vendas para serem integrados nas vendas da sede. |
Seguem-se dois exemplos de como exportar e importar os dados entre os vários sistemas.
Exportar produtos e clientes para serem usados nas lojas
Na sede deve exportar o ficheiro de clientes e o ficheiro de produtos com os respectivos stocks.
A Pasta de destino dos ficheiros poderá ser um disco amovível, como por exemplo, uma "Pen Drive".
Em cada uma das lojas deve importar o ficheiro de clientes e o ficheiro de produtos com os respectivos stocks.
A Pasta de origem dos ficheiros poderá ser um disco amovível, como por exemplo, uma "Pen Drive".
Importar vendas efectuadas nas lojas
Em cada uma das lojas deve exportar os movimentos de vendas efectuados nessa loja.
A Pasta de destino dos ficheiros poderá ser um disco amovível, como por exemplo, uma "Pen Drive".
Na sede deve importar os movimentos de vendas para o armazém respectivo.
A Pasta de origem dos ficheiros poderá ser um disco amovível, como por exemplo, uma "Pen Drive".
